Como marcar reuniões eficientes

Por Daniel Funhal, colunista do Notícias Vale do Itajaí:

 

Eu já perdi horas preciosas com reuniões improdutivas e totalmente desnecessárias e você?

Isso sempre me incomodou muito e parece que algumas pessoas simplesmente gostam de marcar reuniões para ter a atenção para elas e negligenciam o planejamento e objetivo da reunião além do pouco respeito ao tempo das pessoas.

Nosso dia está cada vez mais corrido, com prazos curtos, demandas de todos os lados e perder uma manhã ou tarde com uma reunião que nitidamente não seria necessária é desmotivador, ainda mais quando é necessário um deslocamento específico para a reunião.

Para evitar essa situação compartilho algumas dicas valiosas para marcar reuniões.

 

Veja alguns pontos importantes a seguir quando for marcar uma reunião:

1. Antes de marcar uma reunião, tenha certeza de que você não consegue resolver o assunto apenas se dirigindo à mesa de seu(s) colega(s) de trabalho ou com algumas ligações. Caso consiga, depois apenas envie um email formalizando o conversado;
2. Deixe os objetivos da reunião bem claros, previamente;
3. Convide apenas as pessoas-chave, e apenas estas;
4. Peça àquele que não puder comparecer que envie um substituto, que tenha o mesmo poder de decisão;
5. Programe a duração da reunião, com horários de início e término bem definidos;
6. Verifique a disponibilidade e adequação do local da reunião;
   
7. Envie a convocação um dia antes e solicite a confirmação;
   
8. Proporcione previamente toda a informação que os participantes necessitam para poder contribuir durante a reunião.

 

Seguindo esses oito passos não só as suas reuniões serão mais produtivas como os que participam vão notar sua postura profissional e evitar te convocar para reuniões que não sigam um padrão semelhante. Isso vai fazer os demais colegas seguirem esse padrão e elevar o nível geral de profissionalismo na convocação de reuniões.

Reuniões improdutivas aparecem como um dos maiores vilões no desperdício de tempo.

Não permita que essas reuniões roubem seu bem mais valioso, o tempo.

 

Daniel Funchal
Engenheiro Civil e Professor

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